一般的な電話代行は、「電話を受け付けて、契約者へ対応を引き渡す」のが基本的な業務です。電話をかけてこられたお客様に折り返しの電話をかけ、問い合わせへの対応を行うのは、契約者様側となります。
一方ケイズでは、想定問答集に沿った「問い合わせへの回答」に対応しております。想定問答集の範囲外のことについての問い合わせのみ、契約者様に対応を引き渡すことになります。
これにより、契約者様みずから対応しなければならない電話量が減り、これまで以上に本来の業務に集中することができるのです。
その他にもさまざまなメリットがあります。
一般的な電話代行とケイズの違い、そして、コールセンターとの違いやメリット・デメリットを詳しくまとめたページはこちらです。
→他社サービス・コールセンターとの違いやメリット・デメリットについて、詳しくはこちら
お客様インタビュー
ケイズに電話代行を頼むようになってから「問い合わせや受注が２倍になった」という、有限会社ユネット代表の長尾様にインタビューをいたしました。
永尾様インタビュー〜ダイジェスト〜
ケイズに決めた理由は、大きくは２つです。
第一に、「重宝さ」事務所に「いなくてもいい」ということ、「いても電話をとらなくていい」という２つの重宝さです。
冒頭で申し上げたように、当社の仕事は外に出ていることが半分、報告書を作成する業務が半分です。
必要な電話以外への電話応対がなくなり、本来の仕事に集中できるようになりました。
第二に、「費用対効果が大きいこと」です。電話があると即座に携帯とパソコンにメールがきます。
問い合わせや引き合いの電話には、すぐに折り返しますので、それによって仕事が獲得できることが多くなりました。
評価している点は、次の４点です。
評価点１：「必要な電話だけをフィルタリングしてくれる」
見込み客や既存客などの電話だけを取り次いでもらっています。営業電話も多く、電話を取るだけでもかなり手間だったのですが、大変助かっています。
評価点２：「簡単な問い合わせに対応してくれる」
料金の案内を含めて簡単な内容の問い合わせであれば、ケイズで対応してもらっています。
問い合わせがあったときに即座にお答えでき、お客様を待たせないですみます。話の中で私につないだ方がいいと判断した場合は、電話を転送してくれます。その時は一旦保留にして電話が転送されるので、かけた方からするとまるで内線のようにつながります。
評価点３：「ケイズからの電話メモがデータベースの役割を果たしている」
電話を受けた内容を携帯とパソコンにメールで送ってもらいますが、タイトルを見ただけで相手がわかるようになっているので、あとで履歴を追うのに役立っています。
評価点４：「ケイズに依頼してから、問い合わせや受注が２倍になった」
電話代行をきっかけに、仕事のやり方を見直しました。これまでは新規客を増やしたくても対応しきれないので増やしてこませんでしたが、受注の仕組みをWeb中心に変え、その結果問い合わせや受注が２倍になりました。
