(1)業種:東京リフォーム業

社員2名 HPあり

状況:
チラシをまいてお客様からのお問い合せを頂いているが、スタッフは専門技術者が多く、社内が無人になることが多いので、ケイズの電話代行サービスをご利用中。


ケイズ電話代行での対応:
・新規のお客様の場合、
 名前、連絡先を聞いて、代表者の携帯電話へ内線扱いで転送する。


・その他のお客様の場合、
 営業電話の場合、FAX番号をご案内したり、お断りしている。
 取引先の場合、社名、ご担当者、電話番号を伺って、折返し電話する。
 その他のお客様の場合、名前、連絡先、希望の工事内容を聞いて、折返し電話する。
 求人応募の場合は、名前、連絡先を聞いて、折返し電話する。

(2)業種:愛知県保険代理店

社員0名 HPあり

状況:
 お一人で開業なさっているので、外出する事も多く事務所が不在がち

ケイズ電話代行での対応:
 ・事故を起こした方の場合:状況(日時、場所、起きた状態、怪我、相手の有無、警察への届け出)を聞く。

 ・保険契約者:フルネームとお電話番号を聞き、折返し電話する。 

 ・その他:ご用件を聞き折返しお電話する。

 ・保険会社:契約者の携帯番号をご案内する。

お客様の声
10月30日に下記の方からお電話頂きました。
その際、電話の対応がとても丁寧だったとお褒め頂きました。
その後、ある用件でメールを頂いたのですが、「追伸」で書かれておりました。
以下、その時の文面です。

「本日Gさんの会社にもお電話いたしました。スタッフの方と
少しだけお話ししましたが、とてもご丁寧なお電話対応で、
やはりG様の会社様だなあと感じました。」

私が、すこしドギマギしてしまったくらいでして。(笑)
スタッフの方にもどうぞ宜しくお伝え下さい!

(3)業種:東京都家具メーカー

社員多数、事務員1人 直販店HPあり 年契約

状況:
 大手有名高級家具メーカー
 事務をなさっている方がお一人のため、外出時に転送されてくる

ケイズ電話代行での対応
 ・家具販売店からオーダーや修理の問い合わせ:工場の担当者にかけ直してもらう

 ・その他:用件を伺い、折返し電話する。

 ・住所、FAX番号、社長名その他指示以外のあらゆる質問に対し全てこちらではお答えしない。
  担当者から折返しお電話してお答えすると伝える。

 ・事務担当者から1日に何回か電話が入るのでその時に入っている電話の用件を伝える。
  携帯なし。こちらからかけられる電話番号なし。

 ・緊急の用件で伝え残りのある場合は自宅へ業務記録をFAXする。

(4)業種:東京都鍼灸院

従業員0 HPあり

状況
 通常の凝りを治す鍼灸だけではなく美容効果も期待できる鍼灸治療院
 お一人で治療をされている為、治療中に転送されてくる。
 芸能人等の顧客もあり。メディアなどで紹介もされているので、地方から来るお客様もあり。
 駅からの行き方が少し複雑なので、行き方の問い合わせが時々ある。

ケイズ電話代行での対応
 ・予約の受付:月曜日に1週間の予約表がFAXで送られてくる。
  それをみて、予約を受け付ける。1週間以上先の予約はHPの中の予約表を見て受付をする。
  1ヶ月以上先までほとんど予約が埋まっている状態なので、キャンセル待ちを受け付ける。
  
 ・行き方のお問い合せ:地図を見てお答えする。 
 
 ・キャンセルの受付:受付しキャンセル料が発生する場合はご案内する。

 ・急性疾患の場合:接骨院に行くよう奨める。       
 
お客様の声
先日、お客様から電話受付の対応がいいと褒められました。
ありがとうございます。

(5)業種:埼玉県食品卸業

社員0 

状況
 ドライフルーツ、木の実などの卸売業者、店舗や催事場に商品を卸している。


ケイズ電話代行での対応
 ・注文:お名前、品名、数量、送り先を聞く。

 ・その他:お名前、電話番号、用件を聞く。

(6)業種:東京都NPO法人 外国人人材コンサルティング

事務職員0 HPあり

状況
事務員がいないため、全営業時間転送で電話が回ってくる。

ケイズ電話代行での対応
全ての電話を内線扱いで「理事長室にお繋ぎします」といって転送する。
出られないときは「外出中」と言って折返し電話すると伝える。

(7)業種:大阪府オール電化、家電の販売、施行

社員2名

状況
IHクッキングヒーター、エコキュート施行、チラシをまいて集客
チラシを見て問い合わせをしてきたお客様の対応


ケイズ電話代行での対応
 ・お問い合せ:マニュアルを見て答える。無いものについては担当者から折返し電話すると伝える。

 ・その他:名前、電話番号、用件を聞く。

(8)業種:東京都バレエスクール

先生2名 HPあり

状況
HPを見て、レッスンの問い合わせが来る。お試しレッスンの受付、
2教室あり


ケイズ電話代行での対応
 ・見学、お試しレッスンの申込:日にち、時間、名前、電話番号を聞く。持ってきてもらうものを伝える。

 ・コース、料金、設備、場所等のお問い合せ:マニュアル、HPを見てお答え

(9)業種:東京都ペット保険、ペット販売

パートの方何名か

状況
HPを見ての保険のお問い合せ多数

ケイズ電話代行での対応
 ・資料請求:名前、電話番号、住所を聞く。

 ・お問い合せ:各保険のマニュアルを見てお答え。無いものに関しては調べて折返し電話すると伝える。

(10)業種:東京都NPO法人年1回のイベント

一ヶ月のみの利用 HPあり

状況
毎年恒例の大きなイベント、事務員がいない。チラシ、ポスターを見た人から問い合せがある。

対応
 ・フリーマーケットの申込:HPから申し込んでもらう
 
 ・問い合わせ:HPやマニュアルを見てお答えする。常識範囲内でお答えできることもあり。それ以外はお調べして折返し電話すると伝える。


お客様の声
当団体のメンバーは、本業を他に持つボランティアスタッフで構成されています。毎年、この担当にあたったスタッフは、一日中対応に追われ、大変な苦労をしていました。今年度はご縁があり、ケイズ電話代行様にお願いしたところ、きめ細やかな対応をして頂き、とても助かりました。まるで、当団体に優秀なスタッフが1名増えたかのようでした。また、リーゾナブルな価格設定も嬉しい点です。また来年度や他の機会にもお願いしたいと考えております。

(11)業種:埼玉県ハウスコーティング

社員7名 HPあり

状況:
新築マンションの内覧会で浴室、キッチンの壁、床のコーティングをご案内し、入居前に施行
事務所はいつも不在


対応
 ・施行や補修の申込
 マンション名、部屋番号、氏名、電話番号、施行希望日、開始時間を聞く


 ・問い合わせ:
 HPやマニュアルを見てお答えする。マニュアルに無いものについてはお調べして折返し電話すると伝える。

(12)業種:イベントプロダクション

社員数名 HPあり

状況
海外からアーティストを呼びコンサートを行う事務局の専従社員は0名
社員は他の仕事に追われ対応できる人員がいない


対応
 ・コンサートの事務局としての対応全般
 ・チケットの予約受付          

 ・問い合わせ:
 HPやマニュアルを見てお答えする。マニュアルに無いものについてはお調べして折返し電話すると伝える。

(13)業種:東京都調査会社

社員1名 HPあり

状況:
HPのみで集客を行っている。日中は現場で調査を行っていることが多く電話に出られない。

ケイズ電話代行での対応:
毎日お問い合せが10件以上ある。かかってくる先は大手建設会社などが多い。専門色が濃いためオペレーターが答えられることが少なく、内容によりHPの中のお問い合せツールをご案内したり、内線扱いをして契約者の携帯につないでいる。携帯にかけてでない場合は折り返し連絡する方法をとっている。